Как распределить расходы по источникам финансирования?

Инструкция написана на версии 5.0.123.1.

Если расходы НКО нельзя сразу отнести к конкретному источнику финансирования, их можно распределить между источниками в конце месяца.

В программе «1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации», ред. 5 для этого используется операция «Распределение затрат по источникам финансирования». При оформлении первичных документов субконто «Источник финансирования» можно не указывать. В конце месяца программа распределит расходы по источникам в соответствии с методом, выбранным в учетной политике НКО.

Операция выполняется, если в учете есть остатки, по которым источник финансирования не был указан. Для выполнения распределения должно выполняться хотя бы одно из условий:

• Обороты по счету 20.03 за минусом расходов, относящихся к выпуску продукции.

  Расходы на выпуск продукции - это обороты по Дт 20.03 за месяц с пустым источником, где Назначение целевых средств и Подразделение затрат совпадают с проводками по Кт 20.03 в документе «Выпуск продукции (Отчеты производства)»;

• Обороты по счету 20.04 за минусом расходов, относящихся к учету по НИОКР.

  Расходы по учету НИОКР - это обороты по Дт 20.04 за месяц с пустым источником, где субконто «Расходы на НИОКР» отражено в документе «Начало стадии разработок НМА» (в этом месяце или ранее);

• Обороты за месяц по счету 26.02;

• Остатки на начало периода по 86 счету с пустым источником финансирования. Такие затраты распределяются только методом «По фактическим остаткам» или «Комбинированным методом».

Настройка программы

Метод распределения «Пропорционально долям, указанным вручную»

Метод распределения «По фактическим остаткам целевых средств»

Как отнести расходы на 86, если источник указан

Как отнести расходы на 86, если источник не указан

Метод распределения «Комбинированный»

Настройка программы

Способ распределения расходов по источникам задается в учетной политике НКО: «Учет целевых средств → Настройки → Учетная политика НКО»:

Начиная с релиза 5.0.123.1 доступны три метода распределения (ранее был доступен только первый метод):

• Пропорционально долям, указанным вручную - расходы за месяц распределяются по указанным пользователем долям: процентом или суммой;

• По фактическим остаткам целевых средств - расходы за месяц распределяются в соответствии с остатком по источникам (причем в случаях когда источник изначально был указан и не был указан в первичных документах при отражении затрат);

• Комбинированный метод - для отдельных назначений целевых средств расходы распределяются по долям, указанным вручную, а остальные расходы распределяются по фактическим остаткам целевых средств.

Распределение расходов выполняется при закрытии месяца регламентной операцией «Распределение затрат по источникам финансирования». Если операция не выполнилась или выполнилась некорректно, проверьте:

• Есть ли остатки по Дт счетов 20.03 или 26.02 с пустым источником финансирования.

• Выбран ли метод распределения в учетной политике НКО.

• Если остатки на счетах есть, соответствуют ли назначение целевых средств и статья затрат в настройке распределения данным, указанным в субконто счетов 20.03, 20.04 или 26.02.

Рассмотрим каждый из методов подробнее.

Метод распределения «Пропорционально долям, указанным вручную»

Описание ситуации

НКО «Фонд Доверие» получает целевые средства от членов НКО (источник «Членские взносы») и на добровольной основе (источник «Добровольные взносы и пожертвования»).

В январе 2025 года организация отразила расходы на аренду офиса, зарплату административного персонала и канцелярию. Эти расходы нужно распределить между источниками финансирования в пропорции:

• 80% — Членские взносы;

• 20% — Добровольные взносы и пожертвования.

Расходы нужно распределить независимо от того, к какому назначению или по какой статье затрат они оформлены.

Для расходов по волонтерской работе используется отдельная пропорция:

• 10% — Членские взносы;

• 90% — Добровольные взносы и пожертвования.

Как настроить распределение

В Учетной политике НКО в качестве метода распределения расходов по источникам выберите «Пропорционально долям, указанным вручную»:

По ссылке «Ручная настройка распределения расходов в рамках уставной деятельности по источникам финансирования» создайте 2 настройки:

1. Первая настройка применяется ко всем расходам, для которых не задано отдельное правило распределения. Для этого поля «Назначение целевых средств» и «Статья затрат» оставьте пустыми:

   

   Согласно условиям примера укажите пропорции: 80% - Членские взносы, 20% - Добровольные взносы и пожертвования.

2. Вторая настройка применяется к расходам по волонтерской работе. Для этого поле «Назначение целевых средств» оставьте пустым, а в поле «Статья затрат» выберите «Волонтерство НКО ФОНД»:

   

   Согласно условиям примера укажите пропорции: 10% - Членские взносы, 90% - Добровольные взносы и пожертвования.

Исходные данные примера в программе

Отразите расходы по затратным счетам 20.03, 20.04, 26.02 без указания источника финансирования. В нашем примере имеются обороты только по счету 26.02:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение расходов по источникам финансирования». На основании настроек учетной политики программа распределяет суммы расходов по источникам:

Подробности распределения можно посмотреть в документе «Распределение затрат». Суммы распределяются в разрезе аналитик счета затрат:

На первой вкладке «Распределение целевых средств по источникам» отражаются 2 блока:

1. Распределение расходов

   Здесь выводятся расходы периода, по которым источник финансирования изначально не был указан. Эти суммы программа распределяет по настройкам учетной политики.

2. Распределение текущей строки расхода

   При выборе строки расхода из 1го блока здесь отображаются источники, на которые распределена выбранная сумма.

   В правой части формы отображаются сведения по выбранному источнику.

При необходимости распределение можно скорректировать вручную, установив флаг «Корректировать распределение».

На вкладке «Итоги распределения по источникам» обобщенно отражается информация по источникам: остаток до распределения, отнесенный расход и текущий остаток:

Как происходит распределение

В рассматриваемом примере отражены расходы с пустым источником финансирования:

• по статье затрат «Прочие расходы_НКО» - 50 000 р.;

• по статье затрат «Оплата труда_НКО» - 150 000 р.;

• по статье затрат «Волонтерство НКО ФОНД» - 10 000 р.

Программа применяет настройки распределения по следующей логике:

• расходы по статье затрат «Волонтерство НКО ФОНД» распределяются по отдельной настройке;

• остальные расходы распределяются по общей настройке, в которой не заполнены поля «Назначение целевых средств» и «Статья затрат».

Расходы по статье затрат «Волонтерство НКО ФОНД» распределяются в пропорции 10% / 90%:

• по источнику «Членские взносы»: 10 000 × 10 / 100 = 1 000 руб.;

• по источнику «Добровольные взносы и пожертвования»: 10 000 × 90 / 100 = 9 000 руб.

Остальные расходы распределяются по общей настройке в пропорции 80% / 20%.

Для суммы расхода 50 000 руб.:

• по источнику «Членские взносы»: 50 000 × 80 / 100 = 40 000 руб.;

• по источнику «Добровольные взносы и пожертвования»: 50 000 × 20 / 100 = 10 000 руб.

Для суммы расхода 150 000 руб.:

• по источнику «Членские взносы»: 150 000 × 80 / 100 = 120 000 руб.;

• по источнику «Добровольные взносы и пожертвования»: 150 000 × 20 / 100 = 30 000 руб.

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение расходов по источникам финансирования» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие источники финансирования были отнесены суммы расходов и в каком размере:

Метод распределения «По фактическим остаткам целевых средств»

Описание ситуации

НКО «Фонд Доверие» получает целевые средства из разных источников:

• «Членские взносы» — на основной проект «Проект №1»;

• «Целевые взносы» — от других организаций (доноров) на покрытие расходов по любым направлениям деятельности НКО;

• «Добровольные взносы и пожертвования» — на уставную деятельность организации.

В 2025 году организация отражает расходы на аренду офиса, зарплату административного персонала, канцелярию и другие затраты. При распределении таких расходов по источникам нужно учитывать фактические остатки целевых средств.

Как настроить закрытие расходов на 86 счет

В Учетной политике НКО в качестве метода распределения расходов по источникам выберите «По фактическим остаткам целевых средств»:

При этом методе программа учитывает фактические остатки по источникам финансирования и распределяет расходы в пределах доступного остатка.

Метод применяется по-разному в зависимости от того, был ли источник финансирования указан в первичном документе:

• если источник указан, программа проверяет, можно ли закрыть расход по указанной аналитике;

• если источник не указан, программа подбирает источник по фактическим остаткам целевых средств.

Далее рассмотрим оба варианта.

Как отнести расходы на 86, если источник указан

Если источник финансирования был указан в первичном документе, возможны три варианта закрытия расходов на 86 счет.

Вариант 1. Найдено поступление по той же аналитике

Если по расходу с аналитикой источник / назначение / договор найдено соответствующее поступление целевых средств с такой же аналитикой, затраты списываются в дебет счета 86 по этой же аналитике.

Пример. Поступили целевые средства на сумму 50 000 руб. с аналитикой:

• Источник ЦС — Членские взносы;

• Назначение ЦС — Проект №1;

• Договор — 1 от 01.01.2025.

Затем были отражены расходы по счету 20.03 на сумму 10 000 руб. с той же аналитикой:

• Источник ЦС — Членские взносы;

• Назначение ЦС — Проект №1;

• Договор — 1 от 01.01.2025.

При закрытии месяца в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» сумма расхода закрывается в дебет счета 86 по той же аналитике:

Вариант 2. Найдено поступление по источнику и договору, но без назначения

Если по расходу указано назначение ЦС, но поступления по этому назначению нет, программа проверяет поступления по тому же источнику и договору без указания назначения.

Если такое поступление найдено, расход можно отнести на этот источник и договор, а назначение ЦС оставить пустым.

Пример. Поступили целевые средства на сумму 100 000 руб. с аналитикой:

• Источник ЦС — Целевые взносы;

• Назначение ЦС — не указано;

• Договор — 2 от 01.01.2025.

Затем были отражены расходы по счету 26.02 на сумму 20 000 руб. с аналитикой:

• Источник ЦС — Целевые взносы;

• Назначение ЦС — Проект №2;

• Договор — 2 от 01.01.2025.

При закрытии месяца программа проверяет, есть ли поступления по источнику «Целевые взносы» и договору «2 от 01.01.2025» без назначения ЦС. Такие поступления есть, поэтому сумма расхода списывается в дебет счета 86 по аналитике с пустым назначением ЦС:

Вариант 3. Подходящее поступление не найдено

Если по расходу с аналитикой источник / назначение / договор не найдено поступление по такой же аналитике или по тому же источнику с пустым назначением, расход списывается в дебет счета 86 по аналитике, указанной в расходе.

Пример. Поступили целевые средства на сумму 100 000 руб. с аналитикой:

• Источник ЦС — Целевые взносы;

• Назначение ЦС — не указано;

• Договор — 2 от 01.01.2025.

Затем были отражены расходы по счету 26.02 на сумму 15 000 руб. с аналитикой:

• Источник ЦС — Добровольные взносы и пожертвования;

• Назначение ЦС — Проект №2;

• Договор — 2 от 01.01.2025.

При закрытии месяца программа проверяет поступления по источнику «Добровольные взносы и пожертвования». Подходящих поступлений по этому источнику и назначению нет, поэтому сумма расхода списывается по аналитике, указанной в расходе.

Как отнести расходы на 86, если источник не указан

Если в первичном документе источник финансирования не указан, программа определяет базу для распределения (остаток по источнику по счету 86). База показывает, какой остаток по источнику можно использовать для списания расходов периода.

Формула для расчета базы:

Остаток по счету 86 + обороты по Кт 86 – обороты по Дт 86 (в случае когда затраты относятся на 86 сразу) - расходы на счетах 20.03, 20.04, 26.02 с заполненным источником.

Если для расхода с указанной аналитикой найдено несколько источников с остатками целевых средств, расходы списываются сначала на источник с наибольшим остатком и/или с установленным сроком использования.

Поиск источника финансирования для отнесения расходов производится по схеме:

Исходные данные примера в программе

Поступление целевых средств

В июле 2025 года отражены поступления целевых средств по разным источникам, назначениям ЦС и договорам:

Отражение расходов

В июле 2025 года отражены расходы без указания субконто «Источник финансирования»:

• По счету 20.03 на сумму 25 000 р.:

• По счету 26.02 по разным аналитикам на суммы 30 000 р. и 10 000 р.:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение расходов по источникам финансирования». На основании настроек учетной политики программа распределяет суммы расходов по источникам:

Подробности можно посмотреть в документе «Распределение затрат». Суммы распределяются в разрезе аналитик счета затрат:

На первой вкладке «Распределение целевых средств по источникам» отражаются 2 блока:

1. Распределение расходов

Здесь выводятся расходы периода, по которым источник финансирования изначально не был указан.

2. Распределение текущей строки расхода

При выборе строки расхода из 1го блока здесь отображаются источники, на которые распределена выбранная сумма.

В правой части формы отображаются сведения по выбранному источнику.

При необходимости распределение можно скорректировать вручную, установив флаг «Корректировать распределение».

Для каждой строки из блока расходов программа ищет соответствующее назначение ЦС и договор по базе распределения. Списываем расходы на соответствующий источник.

База распределения по источникам:

Источник	Остаток на начало по 86 счету	Обороты по Кт 86 (поступление ЦС)	Обороты по Дт 86 (не в корр.со счетами 20.03, 20.04, 26.02)	Расходы по 20.03 с заполненным источником	Расходы по 20.04 с заполненным источником	Расходы по 26.02 с заполненным источником	БАЗА ДЛЯ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ
Членские взносы	25 000	50 000	11 000	10 000	0	0	25000+50000-11000-10000+0+0 = 54 000
Целевые взносы	30 000	100 000	0	0	0	20 000	30000+100000-0-0-0-20000 = 110 000
Добровольные взносы и пожертвования	0	20 000	0	246	0	15 000	0+20000-0-246-0-15000 = 4 754

Рассчитанная база для распределения отражается на вкладке «Итоги распределения по источникам» в столбце «Остаток до распределения»:

Как происходит распределение

Рассмотрим, как программа распределила расходы в документе «Распределение затрат».

1. Расход по проекту №1 и договору 1 от 01.01.2025

   По этому проекту и договору есть данные по источнику «Членские взносы». Остатка по источнику достаточно, чтобы покрыть расход полностью. Поэтому сумма расхода распределяется на источник «Членские взносы».

   

2. Расход по проекту №2 и договору 2 от 01.01.2025

   По этому проекту поступлений не было. Но есть поступление без указания проекта по договору «2 от 01.01.2025» и источнику «Целевые взносы». Такое поступление можно использовать для расходов по любому назначению ЦС, поэтому сумма расхода распределяется на источник «Целевые взносы».

   

3. Расход по уставной деятельности и договору 1 от 01.01.2025

   По этому проекту и договору есть данные по источнику «Добровольные взносы и пожертвования», но остатка недостаточно, чтобы покрыть расход полностью.

   Поэтому программа:

   • списывает часть расхода на источник «Добровольные взносы и пожертвования» в пределах доступного остатка;

   • оставшуюся часть относит на пустой источник.

   

Когда в будущем поступят целевые средства для покрытия такого расхода, сумма будет распределена в следующем документе «Распределение расходов по источникам финансирования». Например, в августе 2025 года поступили целевые средства на Уставную деятельность по договору «1 от 01.01.2025» и источнику «Добровольные взносы и пожертвования». При распределении затрат сумма расхода, отраженная по дебету счета 86 с пустым источником в прошлом месяце, будет распределена на этот источник:

В регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» такая ситуация отражается через счет 000 со сторно по расходу прошлого месяца.

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение расходов по источникам финансирования» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие источники финансирования были отнесены суммы расходов и в каком размере:

Метод распределения «Комбинированный»

Описание ситуации

НКО «Фонд Доверие» получает целевые средства из разных источников:

• «Членские взносы» — на основной проект «Проект №1»;

• «Целевые взносы» — от других организаций (доноров) на покрытие расходов по любым направлениям деятельности НКО;

• «Добровольные взносы и пожертвования» — на уставную деятельность организации.

В 2025 году организация отражает расходы на аренду офиса, зарплату административного персонала, канцелярию и другие затраты, которые нельзя сразу отнести к конкретному источнику финансирования.

Для расходов по программе «Проект №1» заранее определена пропорция распределения:

• 75% — Членские взносы;

• 25% — Целевые взносы.

Остальные расходы должны распределяться с учетом фактических остатков целевых средств.

Как настроить распределение

В Учетной политике НКО в качестве метода распределения расходов по источникам выберите «Комбинированный метод»:

По ссылке «Ручная настройка распределения расходов в рамках уставной деятельности по источникам финансирования для конкретных проектов/программ НКО» создайте настройку для проекта «Проект №1». Согласно условиям примера укажите пропорцию:

• Членские взносы — 75%;

• Целевые взносы — 25%.

Комбинированный метод работает следующим образом:

• расходы по проектам, для которых задана ручная настройка, распределяются по указанным долям;

• остальные расходы распределяются по фактическим остаткам целевых средств.

Исходные данные примера в программе

Поступление целевых средств

В августе 2025 года в программе отражены поступления целевых средств по разным источникам, назначениям ЦС и договорам:

Отражение расходов

В августе 2025 года отражены расходы без указания субконто «Источник финансирования»:

• По счету 20.03 на сумму 25 000 р.:

• По счету 26.02 по разным аналитикам на суммы 30 000 р. и 5 000 р.:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение расходов по источникам финансирования»:

В документе «Распределение затрат» программа распределяет суммы расходов по источникам на основании настроек учетной политики:

На вкладке «Распределение целевых средств по источникам» отражаются два блока:

1. Распределение расходов

Здесь выводятся расходы периода, по которым источник финансирования изначально не был указан. Эти суммы нужно распределить по источникам.

2. Распределение текущей строки расхода

При выборе строки расхода из 1го блока здесь отображаются источники, на которые распределена выбранная сумма.

В правой части формы отображаются сведения по выбранному источнику.

При необходимости распределение можно скорректировать вручную. Для этого установите флаг «Корректировать распределение».

На вкладке «Итоги распределения по источникам» обобщенно отражается информация по источникам:

• остаток до распределения;

• отнесенный расход;

• текущий остаток.

Как происходит распределение

Рассмотрим, как программа распределила расходы в документе «Распределение затрат».

При комбинированном методе программа сначала ищет ручную настройку для конкретного назначения ЦС. Если такая настройка найдена, расходы распределяются по указанным долям. Если ручной настройки нет, программа распределяет расходы по фактическим остаткам целевых средств.

1. Расход по проекту №1 и договору 1 от 01.01.2025

   Для проекта «Проект №1» в учетной политике задана ручная настройка распределения. Поэтому расход распределяется по указанным долям, независимо от метода по фактическим остаткам:

   • по источнику «Членские взносы»: 25 000 × 75 / 100 = 18 750 руб.;

   • по источнику «Целевые взносы»: 25 000 × 25 / 100 = 6 250 руб.

   

2. Оставшиеся расходы

   Оставшиеся расходы, которые не относятся к «Проекту №1», распределяются по методу «По фактическим остаткам целевых средств».

   • Расход по уставной деятельности и договору 1 от 01.01.2025

     По этому назначению ЦС и договору есть данные по источнику «Добровольные взносы и пожертвования». Остатка по источнику достаточно, чтобы покрыть расход полностью. Поэтому сумма расхода распределяется на источник «Добровольные взносы и пожертвования»:

     

   • Расход по проекту №2 и договору 2 от 01.01.2025

     По этому проекту поступлений не было. Но есть поступление без указания проекта по договору «2 от 01.01.2025» и источнику «Целевые взносы». Такое поступление можно использовать для расходов по любому назначению ЦС, поэтому сумма расхода распределяется на источник «Целевые взносы»:

     

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение расходов по источникам финансирования» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие источники финансирования были отнесены суммы расходов и в каком размере:

Таким образом, мы рассмотрели, как в программе происходит распределение по источникам финансирования, когда расходы изначально нельзя однозначно определить к конкретному источнику.