Как распределять косвенные расходы между проектами с использованием расширенного функционала?

В программе 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации 5 для распределения косвенных расходов по назначениям целевых средств (проектам) доступен модуль, расширяющий функционал.

Данный функционал применяется, если необходимо гибко распределять косвенные расходы между проектами с учетом заданных правил, приоритетов и ограничений.

В инструкции показано:

• какие возможности предоставляет расширенный функционал распределения;

• как выполняется распределение косвенных расходов;

• какие варианты распределения можно использовать на практике.

Когда использовать расширенный функционал

Варианты распределения косвенных расходов

Настройки программы

Пример 1. Распределение по приоритетным проектам

Пример 2. Распределение по ограниченному списку проектов

Пример 3. Распределение с приоритетом внутри ограниченного списка

Пример 4. Распределение в заданных долях

Когда использовать расширенный функционал

Расширенный функционал распределения косвенных расходов можно применять, если организация:

• реализует несколько проектов и распределяет косвенные расходы между ними;

• хочет управлять приоритетом и перечнем проектов при распределении;

• сталкивается с «недофинансированными» проектами и необходимостью перераспределения расходов;

• имеет ограничения по расходам в рамках договоров с донорами или грантодателями;

• стремится автоматизировать расчет себестоимости проектов.

Варианты распределения косвенных расходов

В расширенном функционале доступны следующие варианты распределения:

1. Распределение по приоритетным проектам

   Расходы в первую очередь относятся на проекты с заданным приоритетом. Если средств недостаточно, подключаются остальные проекты, по которым было поступление в периоде.

2. Распределение по ограниченному списку проектов

   Расходы распределяются только по выбранным проектам, остальные проекты в распределении не участвуют.

3. Распределение с приоритетом внутри ограниченного списка

   Расходы распределяются по выбранным проектам, при этом внутри списка учитывается порядок приоритета.

4. Распределение в заданных долях

   Расходы распределяются между проектами в заранее установленных пропорциях.

Настройки программы

Для настройки распределения косвенных расходов откройте Учетную политику НКО: «Учет целевых средств → Настройки → Учетная политика (НКО)».

В программе доступны стандартные методы распределения общехозяйственных расходов по назначениям целевых средств (проектам):

• Поровну между проектами, по которым было поступление целевых средств.

• Поровну между проектами, по которым было поступление целевых средств (нарастающий итог).

• Пропорционально сумме прямых расходов.

• Пропорционально удельному весу средств, поступивших на каждую из программ.

• Пропорционально удельному весу средств, поступивших на каждую из программ (нарастающий итог).

Для этих методов по гиперссылке доступны расширенные настройки распределения:

Они позволяют:

• указать приоритетные проекты;

• задать ограниченный список проектов, между которыми должно выполняться распределение;

• использовать приоритетные проекты внутри ограниченного списка.

Если требуется распределять расходы в фиксированных долях, используйте метод «Пропорционально долям, указанным вручную»:

Для него по гиперссылке открывается форма настройки долей распределения расходов по проектам. Можно задать распределение:

• в процентах;

• в сумме.

После этого косвенные расходы за месяц будут распределяться в соответствии с выбранным методом и заданными настройками.

Ниже рассмотрим, как это работает на практических примерах.

Пример 1. Распределение по приоритетным проектам

Описание ситуации

В отчетном периоде НКО получила поступления по нескольким назначениям целевых средств. При этом по двум проектам («Проект №1» и «Проект №3») условия финансирования позволяют в первую очередь покрывать общехозяйственные расходы организации: аренду, коммунальные услуги, связь и другие административные затраты.

Согласно учетной политике, общехозяйственные расходы, относящиеся к уставной деятельности и не отнесенные сразу на конкретный проект, распределяются поровну между приоритетными проектами. Если остатков по приоритетным проектам недостаточно, оставшаяся сумма распределяется между другими назначениями, по которым были поступления целевых средств за период.

Как настроить распределение

В Учетной политике НКО задайте настройки:

1. В качестве основного метода распределения выберите «Поровну между проектами, по которым было поступление целевых средств».

2. В расширенных настройках распределения укажите в списке приоритетных назначений «Проект №1» и «Проект №3».

Исходные данные примера в программе

Поступление целевых средств

В мае 2025 г. отражено поступление целевых средств по проектам:

• Проект №1 – 50 000 р.

• Проект №3 – 60 000 р.

• Проект 4 – 40 000 р. Поступления по этому назначению не участвуют при распределении затрат, т.к. в карточке Назначения установлен флаг «Не учитывать при распределении затрат».

• Уставная деятельность – 50 000 р.

В Оборотно-сальдовой ведомости по счету 86 видно, по каким назначениям целевых средств в мае 2025 г. были поступления:

Отражение косвенных расходов

Косвенные расходы отражены на счете 26.02. Субконто «Назначение целевых средств» не заполнено, поэтому такие суммы подлежат распределению:

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 26.02 видно, какие суммы расходов были отражены без заполненного субконто «Назначение целевых средств»:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств». На основании настроек учетной политики программа распределяет суммы расходов по проектам:

В нашем примере расходы распределяются поровну между приоритетными назначениями ЦС – «Проект №1» и «Проект №3».

В документе распределения видно, что:

• сумма 30 000 руб. распределена по 15 000 руб. на каждый проект;

• сумма 10 000 руб. распределена по 5 000 руб. на каждый проект.

При необходимости распределение можно скорректировать вручную, установив флаг «Корректировать распределение».

Как происходит распределение

Для распределения берутся расходы по дебету счета 26.02 с пустым субконто «Назначение целевых средств».

В рассматриваемом примере отражены две суммы расходов:

• по источнику «Добровольные взносы и пожертвования» – 30 000 руб.;

• по источнику «Членские взносы» – 10 000 руб.

Так как в настройках указаны два приоритетных проекта, каждая сумма распределяется между ними поровну.

Подразделение, договор и статья затрат при распределении сохраняются в соответствии с исходной аналитикой расходов.

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие назначения целевых средств были отнесены суммы расходов и в каком размере:

Пример 2. Распределение по ограниченному списку проектов

Описание ситуации

В отчетном периоде НКО получила поступления по нескольким назначениям целевых средств. При этом по условиям финансирования не все поступившие средства можно использовать на покрытие общехозяйственных расходов.

Косвенные расходы, если при их отражении нельзя сразу указать конкретный проект, должны распределиться поровну между назначением «Уставная деятельность» и «Проект №2», т.к. именно по ним допустимо покрытие административных расходов.

Как настроить распределение

В Учетной политике НКО задайте настройки:

1. В качестве основного метода распределения выберите «Поровну между проектами, по которым было поступление целевых средств».

2. В расширенных настройках распределения укажите в ограниченном списке назначений «Проект №2» и «Уставная деятельность».

Исходные данные примера в программе

Поступление целевых средств

В июне 2025 г. отражено поступление целевых средств по проектам:

• Проект №2 – 50 000 р.

• Проект ГОРОД – 50 000 р.

• Проект 4 – 20 000 р. Поступления по этому назначению не участвуют при распределении затрат, т.к. в карточке Назначения установлен флаг «Не учитывать при распределении затрат».

• Уставная деятельность – 10 000 р.

В Оборотно-сальдовой ведомости по счету 86 видно, по каким назначениям целевых средств в июне 2025 г. были поступления:

Отражение косвенных расходов

Косвенные расходы отражены на счете 26.02. Субконто «Назначение целевых средств» не заполнено, поэтому такие суммы подлежат распределению.

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 26.02 видно, какие суммы расходов были отражены без заполненного субконто «Назначение целевых средств»:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств». На основании настроек учетной политики программа автоматически распределяет суммы расходов только по тем назначениям ЦС, которые включены в ограниченный список:

В нашем примере расходы распределяются поровну между двумя назначениями, указанными в ограниченном списке, - «Проект №2» и «Уставная деятельность».

В документе распределения видно, что:

• сумма 50 000 руб. распределена по 25 000 руб. на каждое назначение;

• сумма 60 000 руб. распределена по 30 000 руб. на каждое назначение.

При необходимости распределение можно скорректировать вручную, установив флаг «Корректировать распределение».

Как происходит распределение

Для распределения берутся расходы по дебету счета 26.02 с пустым субконто «Назначение целевых средств».

В рассматриваемом примере отражены две суммы расходов по разным источникам ЦС:

• по источнику «Добровольные взносы и пожертвования» – 50 000 руб.

• по источнику «Членские взносы» – 60 000 руб.

Так как в ограниченном списке указаны только два назначения, каждая сумма распределяется поровну между ними.

Подразделение, договор и статья затрат при распределении сохраняются в соответствии с исходной аналитикой расходов.

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие назначения целевых средств были отнесены суммы расходов и в каком размере:

Пример 3. Распределение с приоритетом внутри ограниченного списка

Описание ситуации

В отчетном периоде НКО получила поступления по нескольким назначениям целевых средств. При этом есть целевое финансирование по программе «Проект №1», по которому донор разрешает покрывать административные расходы в полном объеме. Также есть направление «Проект №2», по которому условия финансирования тоже допускают распределение косвенных затрат.

Необходимо настроить распределение так, чтобы общехозяйственные расходы в первую очередь относились на «Проект №1» как на приоритетное назначение. Если остатков по нему недостаточно, оставшаяся сумма должна распределяться на «Проект №2».

Как настроить распределение

В Учетной политике НКО задайте настройки:

1. В качестве основного метода распределения выберите «Поровну между проектами, по которым было поступление целевых средств».

2. В расширенных настройках распределения укажите в ограниченном списке назначений «Проект №1» и «Проект №2».

3. Назначение «Проект №1» отметьте, как приоритетное.

Исходные данные примера в программе

Поступление целевых средств

В июле 2025 г. отражено поступление целевых средств по проектам:

• Проект №1 – 15 000 р.

• Проект №2 – 30 000 р.

• Проект 4 – 20 000 р. Поступления по этому назначению не участвуют при распределении затрат, т.к. в карточке Назначения установлен флаг «Не учитывать при распределении затрат».

В Оборотно-сальдовой ведомости по счету 86 видно, по каким назначениям целевых средств в июле 2025 г. были поступления:

Отражение косвенных расходов

Косвенные расходы отражены на счете 26.02. Субконто «Назначение целевых средств» не заполнено, поэтому такие суммы подлежат распределению.

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 26.02 видно, какие суммы расходов были отражены без заполненного субконто «Назначение целевых средств»:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств». На основании заданных настроек программа сначала пытается распределить расходы на приоритетное назначение из ограниченного списка. Если остатков по нему недостаточно, оставшаяся сумма переносится на другие назначения из того же списка.

В нашем примере ограниченный список состоит из назначений «Проект №1» и «Проект №2». При этом «Проект №1» указан как приоритетный. Поэтому расходы в первую очередь относятся именно на него.

В документе распределения видно, что:

• сумма 30 000 руб. отнесена на «Проект №1»;

• сумма 20 000 руб. также отнесена на «Проект №1».

При необходимости распределение можно скорректировать вручную, установив флаг «Корректировать распределение».

Как происходит распределение

Для распределения берутся расходы по дебету счета 26.02 с пустым субконто «Назначение целевых средств».

В рассматриваемом примере отражены две суммы расходов по разным источникам ЦС:

• по источнику «Добровольные взносы и пожертвования» – 30 000 руб.

• по источнику «Членские взносы» – 20 000 руб.

Так как в настройках ограниченного списка «Проект №1» указан как приоритетный, распределение в первую очередь выполняется именно на него.

Подразделение, договор и статья затрат при распределении сохраняются в соответствии с исходной аналитикой расходов.

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие назначения целевых средств были отнесены суммы расходов и в каком размере:

Пример 4. Распределение в заданных долях

Описание ситуации

НКО несет общехозяйственные расходы: аренда, связь, бухгалтерское сопровождение, обслуживание программ и другие административные затраты.

При этом организация заранее определила, что такие расходы должны распределяться между основной программой «Проект №1» и уставной деятельностью не по факту поступлений за период, а в постоянной пропорции, отражающей реальное использование ресурсов организации. Например, 60% расходов относится «Проект №1», а 40% — на уставную деятельность.

Как настроить распределение

В Учетной политике НКО задайте настройки:

1. Укажите метод распределения расходов выберите «Пропорционально долям, указанным вручную».

   

2. По гиперссылке откройте настройки долей распределения.

3. Задайте доли:

   • Проект №1 – 60%

   • Уставная деятельность – 40%

Исходные данные примера в программе

Косвенные расходы отражены на счете 26.02. Субконто «Назначение целевых средств» не заполнено, поэтому такие суммы подлежат распределению.

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 26.02 видно, какие суммы расходов были отражены без заполненного субконто «Назначение целевых средств»:

Что делает программа при закрытии месяца

При закрытии месяца выполняется регламентная операция «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств». На основании настроек учетной политики программа распределяет суммы расходов в соответствии с указанными вручную долями:

В документе распределения видно, что:

• сумма 50 000 руб. распределена как 30 000 руб. на «Проект №1» и 20 000 руб. на «Уставную деятельность»;

• сумма 40 000 руб. распределена как 24 000 руб. на «Проект №1» и 16 000 руб. на «Уставную деятельность».

При необходимости распределение можно скорректировать вручную, установив флаг «Корректировать распределение».

Как происходит распределение

Для распределения берутся расходы по дебету счета 26.02 с пустым субконто «Назначение целевых средств».

Каждая сумма распределяется отдельно по заданным долям.

Подразделение, договор и статья затрат при распределении сохраняются в соответствии с исходной аналитикой расходов.

Как проверить результат распределения

После выполнения регламентной операции «Распределение косвенных расходов по назначениям целевых средств» формируются записи регистра сведений «Итоговое распределение с учетом распределения по Назначениям ЦС, Договорам, Источникам»:

На основании этих записей выполняется закрытие затратных счетов в регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»:

В проводках видно, на какие назначения целевых средств были отнесены суммы расходов и в каком размере:

В результате использования расширенного функционала в программе можно гибко настраивать распределение косвенных расходов между проектами: задавать приоритетные назначения целевых средств, ограничивать список проектов для распределения и устанавливать доли вручную. Это позволяет учитывать особенности финансирования по проектам и корректно отражать расходы в учете.