Обмен данными между 1С-Рарус: Бухгалтерия для НКО 5.0 и 1С: Зарплата и Управление Персоналом 3.1 по универсальному формату

Рассмотрим, как настроить обмен данными между программами 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации 5 (далее НКО 5) и 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (далее ЗУП 3.1) по универсальному формату Enterprise Data.

Примечание: 
Ранее обмен данными можно было настроить только через вариант «Обмен с Бухгалтерией предприятия, ред 3»  (инструкция тут). Теперь рекомендуется использовать обмен по универсальному формату.

Существует вариант настройки обмена между программами , который позволяет выгружать данные по зарплате из ЗУП 3.1 в НКО 5 в разрезе источников финансирования.

Вариант позволяет разбивать суммы произведенных начислений зарплаты в ЗУП 3.1 по источникам целевых средств и переносить данные в НКО 5 с учетом этих источников.

1. Настройка синхронизации данных:

1.1 Настройка параметров подключения

1.2 Настройка правил отправки и получения данных

1.3 Настройка автоматического обмена по расписанию

2. Настройка обмена в разрезе источников

Настройка синхронизации данных

В ЗУП 3.1 перейдем в меню «Администрирование» – «Синхронизация данных» и установим флаг «Синхронизация данных»:

Перейдем по ссылке «Настройки синхронизации данных»  (данное действие должен выполнять пользователь с правами администратора).

Для создания новой синхронизации нажмем на кнопку «Новая синхронизация данных» и выберем вариант «Бухгалтерия предприятия, ред. 3. Обмен с использованием универсального формата “Enterprise Data”»:

Настройка параметров подключения

На этом этапе выбирается вариант подключения к НКО 5.

 

Возможны следующие варианты:

• Прямое подключение к программе на этом же компьютере или по локальной сети.

В этом случае на следующем шаге по кнопке «Далее» нужно указать каталог или адрес базы НКО 5, а также параметры входа: учетная запись операционной системы или Пользователя и пароль для входа в базу НКО 5:

• Прямое подключение через интернет

В этом случае нужно указать адрес базы, а также Пользователя и пароль для входа

• Синхронизация данных через файл без подключения к другой программе.

В этом варианте укажем каталог для файлов синхронизации:

При необходимости можно использовать вариант обмена через FTP-ресурс:

или по электронной почте:

В данной инструкции рассмотрим вариант подключения через файл по локальному каталогу.

Выбрав каталог обмена, нажмем на кнопку «Далее». На следующем шаге необходимо для бухгалтерской программы указать префикс информационной базы:

На этом настройка подключения завершена:

При попытке сразу настроить правила обмена программа выдаст предупреждение:

Переходим в НКО 5 и выполняем аналогичные действия по настройке подключения.

В меню «Зарплата и кадры - Справочники и настройки - Настройки зарплаты» выберем вариант учета зарплаты «Во внешней программе»:

В меню «Администрирование» – «Синхронизация данных», установим флаг «Синхронизация данных»:

Перейдем в раздел «Настройки синхронизации данных». Данное действие должен выполнять пользователь с правами администратора.

Создадим новую настройку по кнопке «Новая синхронизация данных» и выберем вариант «1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Обмен с использованием универсального формата “Enterprise Data”»:

Настроим параметры подключения:

Выберем вариант «Синхронизация данных через файл»:

На следующем этапе укажем каталог, который был ранее выбран при настройке в ЗУП 3.1:

И заполним префикс базы ЗУП 3.1:

Нажмем на кнопку «Далее» и завершим настройку подключения:

Настройка правил отправки и получения данных

В НКО 5 перейдем по ссылке «Настроить правила отправки и получения данных»:

На закладке «Правила отправки данных» выберем подходящие параметры:

• какую нормативно справочную-информацию отправлять;

• выгружать все данные или только по выбранным организациям;

• отправлять ли регламентированные отчеты;

• какие документы отправлять: автоматически все с указанной даты, выбирать вручную или не отправлять.

Нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».

Затем выполним первоначальную выгрузку данных из НКО 5 в ЗУП 3.1, нажав на соответствующую ссылку:

В открывшемся окне нажимаем «Далее» и дожидаемся окончания выгрузки:

В ЗУП 3.1 также выполним настройку правил отправки и получения данных:

И также выберем необходимые параметры отправки данных:

Нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».

Далее загрузим данные, выгруженные из НКО 5, нажав на ссылку «Выполнить сопоставление и загрузку данных»:

Если учет ведется в обеих программах, чтобы не было дублированиях данных, нужно выполнить сопоставление объектов. В открывшемся окне нажимаем «Сопоставить»:

Установить соответствие можно вручную, указав объекты, соответствующие друг другу в НКО 5 и ЗУП 3.1, или автоматически по кнопке «Сопоставить автоматически». Например, если одна и та же организация есть в обеих базах, напротив организации в колонке данных ЗУП нужно выбрать загружаемую организацию из НКО 5. Если какой-либо из организаций нет в одной из баз, она будет создана автоматически при загрузке:

Нажимаем «Записать и закрыть», а затем «Далее».

После завершения загрузки данных нажимаем «Готово»:

Важно:
Если при загрузке данных из НКО 5 были загружены новые организации, в них вручную нужно заполнить вид организации:

Далее выполним начальную выгрузку данных из ЗУП 3.1 в НКО 5, нажав на ссылку «Выполнить начальную выгрузку данных»:

В НКО 5 открываем настройки синхронизации данных и нажимаем на кнопку «Синхронизировать»:

При загрузке данных также нужно установить соответствие между загружаемыми объектами из ЗУП 3.1 и имеющимися в НКО 5:

После этого программа предлагает выполнить выгрузку данных в ЗУП 3.1. Таким же образом будут производиться все последующие обмены. При этом нужно выбрать, какие данные будут выгружены в ЗУП 3.1:

Последующие обмены в ЗУП 3.1 запускаются аналогично, по кнопке «Синхронизировать»:

Настройка автоматического обмена по расписанию

После завершения всех настроек и создания синхронизации есть возможность задать расписание как для загрузки, так и для выгрузки данных в обеих программах. 

Для этого откроем созданную настройку и перейдем по ссылке «Сценарии синхронизации» и нажмем на кнопку «Добавить»:

В открывшемся окне по ссылке «Настроить расписание регламентного задания» зададим расписание для обмена:

Обмен будет происходить в двустороннем формате. Сначала происходит загрузка данных, затем выгрузка. Аналогичная настройка выполняется в ЗУП 3.1.

Настройка обмена в разрезе источников

Для настройки учета начислений/удержаний в ЗУП 3.1 в разрезе источников, чтобы при загрузке в НКО 5 проводки были с учетом источников финансирования, выполним следующие действия:

1.Настроим в НКО 5 способы отражения в справочнике «Способы учета зарплаты», который доступен в разделе «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» – «Отражение в учете»:

Для каждого способа задается наименование, счет и аналитика по выбранному счету: субконто и источник финансирования (если у счета имеется признак учета по источникам).

Данные способы переносятся в ЗУП 3.1 в справочник «Способы отражения зарплаты в бухучете», но переносится лишь наименование (так как там нет проводок), вся аналитика по способам задается в НКО 5.

В дальнейшем при переносе данных из ЗУП 3.1 в НКО 5 во всех проводках, в которых участвует выбранный способ отражения, будут определяться нужные субконто.

При настройке способов отражения зарплаты в НКО 5 наименование следует задавать таким, чтобы их можно было отличать в ЗУП 3.1 друг от друга.

Пример переноса документа «Отражение зарплаты в бухучете» из ЗУП 3.1 в НКО 5:

При этом в НКО 5 будут сформированы проводки с учетом источников:

Если необходимо автоматически распределять сумму начисления по нескольким источникам в ЗУП 3.1, можно использовать документ «Распределение основного заработка» для конкретного сотрудника в указанном месяце:

Распределение суммы происходит по долям. Доли распределения учитываются при заполнении документа «Отражение зарплаты в бухучете» в ЗУП 3.1 и переносятся в НКО 5 при синхронизации.

Документ в ЗУП 3.1:

Документ в НКО 5:

В документе «Отражение зарплаты в бухучете» за сентябрь по сотруднику Булатов Игорь Виленович использовалось распределение суммы начисления по долям с помощью документа «Распределение основного заработка» в ЗУП 3.1.