Обмен данными между 1С-Рарус: Бухгалтерия для НКО 5.0 и 1С: Зарплата и Управление Персоналом 3.1 с учетом статей финансирования

Рассмотрим, как настроить обмен данными между программами 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации 5 (далее НКО 5) и 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (далее ЗУП 3.1) с учетом статей финансирования (источников).

Настройки до выполнения обмена

Настройка нового обмена

Изменение уже существующего обмена

Пример выполнения обмена с учетом статей финансирования

Настройки до выполнения обмена

Описанные ниже действия необходимы, если планируется выполнять обмен в разрезе источников финансирования. В этом случае синхронизируются справочники «Источники финансирования» в НКО 5 и «Статьи финансирования» в ЗУП 3.1, загрузка начислений и ведомостей из ЗУП 3.1 в НКО 5 будет производиться с автоматическим заполнением источников финансирования.

1. Обмен с учетом статей финансирования доступен только при наличии действующей техподдержки, программа должна быть подключена к сервису обновлений 1С-Рарус (меню «Администрирование – Настройки программы – Интернет-поддержка и сервисы – Обновление версии программы»):

   

2. В НКО 5 должен быть включен учет денежных средств по источникам (меню «Учет целевых средств – Настройки – Параметры учета НКО – Учет на счетах денежных средств»):

   

3. В ЗУП 3.1 должна быть включена функциональность «Использовать учет по статьям финансирования» (меню «Настройка – Расчет зарплаты»):

   

Настройка нового обмена

1. В ЗУП зайдем в меню «Администрирование – Синхронизация данных» и проверим наличие префикса информационной базы. Если префикс не указан, обязательно указываем его (префикс может быть любым):

   

2. Дальнейшую настройку обмена продолжим в НКО 5:

   • Зайдем в меню «Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты»:

     

     В разделе «Общие настройки» установим переключатель «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся» в значение «Во внешней программе»:

     

   • Зайдем в меню «Администрирование – Настройки программы – Синхронизация данных»:

     

     Установим флаг «Синхронизация данных», укажем префикс информационной базы и перейдем по ссылке «Настройки синхронизации данных»:

     

   • Нажмем «Создать» для создания новой настройки синхронизации:

     

   • Выберем пункт «Зарплата и управление персоналом, редакция 3»:

     

   • Нажмем на ссылку «Выбор типа подключения»:

     

   • Установим вариант «Новая настройка» и укажем способ обмена:

   • Локальный или сетевой каталог - в случае если к другой программе нет возможности прямого подключения по локальной сети или через Интернет (веб-сервисы), можно использовать этот вариант. При этом программы, между которыми настроена синхронизация данных, могут работать полностью автономно друг от друга и в разное время. Такой вариант подходит не только для синхронизации данных с программами, расположенными в других сетях (офисах), но и для программ в одной сети.

   • Интернет (веб сервис) - этот вариант подключения рекомендуется выбрать, если программа находится в другой сети (офисе) и при этом доступна для подключения через Интернет (WS-сервис). База-корреспондент должна быть опубликована на веб-сервере (Apache, IIS).

   • FTP-сервер - обмен через FTP-сервер. При настройке синхронизации формируются файлы с настройками подключения (*.xml и *.json), которые в дальнейшем нужно будет загрузить в другой программе. Если Вы работаете в Облаке Рарус, то рекомендуем использовать подключение через FTP-сервер. Доступ к FTP можно получить напрямую в Облаке по следующим контактам 8 (800) 555-22-45, oblako@rarus.ru.

   • Электронная почта - обмен по электронной почте. При настройке синхронизации формируются файлы с настройками подключения (*.xml и *.json), которые в дальнейшем нужно будет загрузить в другой программе.

   • Прямое подключение (com-соединение) - рекомендуется в том случае, если другая программа находится на том же компьютере, что и эта программа, или обе программы расположены в одной локальной сети (в одном офисе).

   В нашем примере выберем вариант «Прямое подключение (com-соединение)» и нажмем «Готово».

   

   • Нажмем на ссылку «Настроить параметры подключения»:

     

   • Укажем каталог, в котором расположена программа ЗУП, а также имя пользователя и пароль для доступа в ЗУП. Нажмем «Далее»:

     

   • Нажмем «Настроить общие параметры синхронизации»

     

   • Проверим наименования программ, убедимся, что указаны префиксы для обеих баз, и нажмем «Далее»:

     

     Запустится процесс сохранения настроек подключения:

     
     В результате выйдет сообщение о завершении, нажмем «Готово»:
     

   • Нажмем «Настроить правила отправки и получения данных»:

     

   • Установим флаг «Использовать обмен данными с учетом статей финансирования» и нажмем на ссылку «Получить правила выгрузки из ЗУП 3.1 с учетом статей финансирования»:

     

     Примечание:

     если не планируется выполнять обмен с учетом статей финансирования, то флаг можно не ставить и скачивать правила не требуется, можно сразу нажать кнопку «Далее».

     Сохраним правила выгрузки на компьютере:

     
     Нажмем «Далее»:
     

   • Выберем месяц начала использования синхронизации и нажмем «Далее»:

     

   • Укажем организации, по которым требуется выполнять обмен и нажмем «Далее»:

     

   • Укажем вариант детализации проводок по сотрудникам и нажмем «Далее»:

     

   • Нажмем «Готово»:

     

     Ссылку «Выполнить начальную выгрузку данных» пока не нажимаем, т.к. надо загрузить правила обмена в ЗУП, переходим в программу ЗУП.

     

3. В программе ЗУП:

• Откроем меню «Администрирование – Синхронизация данных» и перейдем по ссылке «Настройки синхронизации данных»:

  

• Выделим строку с программой для обмена и нажмем «Еще – Загрузить правила»:

  

  Выберем пункт «Из файла на компьютере» и нажмем кнопку «Загрузить»:

  

  Укажем архив с правилами обмена:

  

• После загрузки правил выделим строку с программой, с которой настраиваем обмен, и нажмем кнопку «Изменить настройки»:

  

• Перейдем по ссылке «Настроить правила отправки и получения данных»:

  

• Выберем месяц начала использования синхронизации и нажмем «Далее»:

  

• Укажем организации, по которым требуется выполнять обмен и нажмем «Далее»:

  

• Укажем вариант детализации проводок по сотрудникам и нажмем «Далее»:

  

• Нажмем «Готово»:

  

  Ссылку «Выполнить начальную выгрузку данных» в ЗУП пока тоже не нажимаем.

4. Возвращаемся в программу НКО:

   • Нажмем «Выполнить начальную выгрузку данных»:

     

   • Нажмем «Далее»:

     

     В результате выйдет сообщение о завершении настройки. Нажмем «Готово»:

     

5. Возвращаемся в программу ЗУП:

• Повторно откроем настройки синхронизации по кнопке «Изменить настройки»:

  

• Перейдем по ссылке «Выполнить сопоставление и загрузку данных»:

  

• В открывшемся окне сопоставляем данные, т.е. проверяем, какие данные являются одинаковыми в двух программах. После проверки установим флаг «Закончить сопоставление данных» и нажмем «Далее»:

  

• Нажмем «Готово»:

  

• Нажмем ссылку «Выполнить начальную выгрузку данных»:

  

  Укажем имя пользователя от программы НКО и его пароль и нажмем «ОК»:

  

  Нажмем «Далее»:

  

  Нажмем «Готово»:

  

6. Снова заходим в программу НКО:

• В окне настроек синхронизации нажмем кнопку «Синхронизировать данные, задав дополнительные отборы»:

  

  Сопоставляем данные и нажимаем «Далее»:

  

На этом настройка обмена завершена. В нашем примере в справочнике «Статьи финансирования» появились новые значения из программы НКО:

Изменение уже существующего обмена

Если обмен между НКО и ЗУП уже был ранее настроен, то для включения возможности учитывать статьи финансирования выполним следующие действия:

1. В существующей настройке синхронизации в НКО устанавливаем флаг «Использовать обмен данными с учетом статей финансирования, в разрезе которых ведется учет в базе ЗУП» и сохраняем правила выгрузки:

   

2. В ЗУП в существующей настройке синхронизации загружаем новые правила обмена:

   

3. При необходимости переносим источники финансирования из НКО в ЗУП. Для этого в НКО выполняем регистрацию изменений для обмена, отметив для выгрузки справочник «Источники финансирования» и выполняем синхронизацию:

   
   
   
   

Пример выполнения обмена с учетом статей финансирования

1. В ЗУП начислим зарплату:

   

   В колонке «Финансирование» отображается статья финансирования, по которой начислена зарплата. При необходимости можно распределить суммы между несколькими статьями либо вручную, либо документом «Распределение основного заработка»:

   

   Указанное распределение действует только на указанных сотрудников в конкретном месяце.

2. Создадим документ «Отражение зарплаты в бухучете», в документ также подтягиваются статьи финансирования:

   

3. Аналогично в ведомостях на выплату зарплаты:

   

4. Выполним обмен данными:

   

5. В НКО при загрузке сведений в документах «Отражение зарплаты в бухучете» подставляется источник финансирования:

   

   После проверки документа установим флаг «Отражено в учете». При создании ведомости на выплату источник также сразу будет заполнен:

   

Примечание:

Если обмен с ЗУП с учетом статей финансирования был настроен, а затем закончилось действие технической поддержки, выгрузка из НКО в ЗУП выполняться не будет. Нужно будет продлить сопровождение либо создать новую настройку синхронизации без использования статей финансирования: