Переход с 1С-Рарус: Комплексный учет питания, ГСМ и автотранспорта для государственных учреждений, ред. 1.1 на 1С-Рарус: Комплексный учет питания, ГСМ и автотранспорта для государственных учреждений, ред. 2.0

Рассмотрим, каким образом осуществляется переход с программного продукта «1С-Рарус: Комплексный учет питания, ГСМ и автотранспорта для государственных учреждений», ред.1.1 на «1С-Рарус: Комплексный учет питания, ГСМ и автотранспорта для государственных учреждений», ред. 2.0.

Действия в редакции 1.1

Действия в редакции 2.0

Действия в редакции 1.1

В редакции 1.1 нужно выполнить следующие действия:

1. Создать резервную копию информационной базы по инструкции.

2. Обновить конфигурацию редакции 1.1 до последней версии.

3. Зайти в программу в режиме «Конфигуратор», перейти в меню «Администрирование – Тестирование и исправление» и выполнить тестирование и исправление базы:

   

   
   

   При тестировании обязательно установить флажки «Проверка логической целостности информационной базы» и «Проверка ссылочной целостности информационной базы».

4. Запустить редакцию 1.1 в режиме «1С:Предприятие».

5. Проверить правильность заполнения подлежащих конвертации справочников. При наличии ошибок заполнения успешный перенос информации не гарантируется. Рекомендуется проверить:

   • уникальность номеров документов одного вида;

   • уникальность инвентарных номеров элементов справочника «Основные средства»;

   • заполненность реквизитов «ОКОФ» элементов справочника «Основные средства»;

   • правильность указания счетов учета в справочниках «Номенклатура», «Основные средства»;

   • соответствие цены объектов ОС, НМА способу начисления амортизации, указанному в карточке объекта;

   • типы элементов плана видов характеристик Виды характеристик (реквизиты) контрагентов – не должно быть у элементов составного типа, также не должно быть элементов с типом «Пол физических лиц»;

   • начисление амортизации для одного основного средства должно производится только на один счет.

   Для счетов ОС, на которых есть остатки на дату переноса, должен быть задан счет амортизации в Регистре сведений «Соответствие счетов ОС». Необходимо, чтобы для одного счета ОС был задан только один счет амортизации:

   

   
   
   Если в базе ведется учет оплаты за услуги образования, необходимо проверить заполненность реквизита «Факультет» документов «Начисление за услуги студентов» с начала года, и если факультет не заполнен, заполнить и сохранить документ:

   

   
   

6. Открыть обработку в меню «Сервис – Выгрузка данных в 1С-Рарус: Комплексный учет, ред. 2.0». Обработка выгружает данные из информационной базы редакции 1.1 в файл в формате XML. Полученный файл загружается в информационную базу редакции 2.0.

7. В форме обработки:

   • указать файл правил конвертации данных (поле «Имя файла правил»). Можно выбрать «Встроенные правила обмена с Комплексный учет 2.0», которые входят в состав обработки. Актуальные правила обмена входят в поставку релизов редакции 2.0 и находятся в каталоге шаблонов. Нажать кнопку «Перечитать правила обмена»:

     

     
     

     При этом в форме обработки заполнится список правил выгрузки данных (это может занять некоторое время):

     

     
     

     Загруженный список представляет собой перечень справочников, документов и регистров сведений, данные которых могут быть перенесены в конфигурацию редакции 2.0.

   • Указать файл данных (поле «Имя файла данных»), в который будут выгружены данные в формате XML:

     

     
     

   Флаг «Сжимать исходящий файл обмена данными» рекомендуется устанавливать. В этом случае, файл выгрузки будет помещен в zip-архив.

   Если планируется перенос данных в облачный сервис, то рекомендуется устанавливать флаг «Разделять исходный файл обмена данными на части» и указывать размер части в диапазоне 5 – 30 MB.

8. В разделе «Параметры выгрузки» указать значения параметров выгрузки:

   • дата переноса – по умолчанию устанавливается текущая дата. Остатки выгружаются на 31 декабря года, предшествующего дате переноса. Документы выгружаются с 1 января года даты переноса по дату переноса, включительно. Например:

     • если установлена дата переноса 15.04.2016 23:59:59, в редакцию 2.0 будут выгружены остатки на конец дня 31.12.2015 и документы за период с 01.01.2016 по 15.04.2016;

     • если установлена дата переноса 01.01.2016 00:00:00, в редакцию 2.0 будут выгружены только остатки на начало дня 01.01.2016.

   • учреждение – учреждение, данные по которому будут переноситься (если не указано, то будут переноситься данные по всем учреждениям);

   • параметры студентов – если в базе есть элементы в справочнике «Группы студентов», то необходимо установить подразделение, которое станет владельцем элементов справочника «Группы студентов» при переносе данных. После переноса, владельца можно изменить. По кнопке «Анализ документов» будет проведен анализ и выведен список документов «Начисления за услуги студентов», у которых не заполнен реквизит «Факультет»:

     

     
     

   • ограничение на количество строк в табличных частях документов «Ввод остатков»

     – можно указать ограничение на количество строк в табличных частях документа «Ввод остатков»;

   • не проводить документы – если установить значение «Да», то после переноса в информационную базу редакции 2.0 документы проведены не будут, это нужно будет сделать вручную.

     Внимание! Из-за различия в механизмах работы конфигураций при перепроведении перенесенных документов в редакции 2.0 сформированные движения и проводки могут отличаться от движений и проводок в редакции 1.1.

     Особенности переноса данных блока ГСМ:

     • документы подсистемы «ГСМ» за текущий год не переносятся, будут выгружены только движения по регистру бухгалтерии, а также остатки ГСМ и актуальный пробег на дату переноса;

     • минутные нормы расхода при переходе на новую редакцию будут переведены в часовые;

     • для некоторых видов норм расхода ГСМ невозможно автоматически установить однозначное соответствие в редакции 2.0. По каждому такому случаю, после загрузки данных в новую редакцию, будет выведено сообщение, по которому можно будет перейти к нужному объекту и дозаполнить его.

9. В списке «Правила выгрузки данных» по умолчанию отмечены все правила, то есть максимальный объем данных для переноса. Если не нужно переносить все данные, выберите только нужные. Правила объединены в группы: «Справочники», «Планы видов характеристик», «План счетов», «Регистры сведений», «Ввод остатков» и «Документы»:

   

   
   

10. Нажать «Выгрузить»:

    

    
    

После выгрузки выйдет сообщение с результатами.

Действия в редакции 2.0

В редакции 2.0 нужно выполнить следующие действия:

1. Создать информационную базу редакции 2.0 и обновить ее до последней версии. При переходе в облачный сервис этот пункт можно пропустить, поскольку обновление конфигурации в облачном сервисе выполняется администратором сервиса.

2. Запустить информационную базу в режиме «1С:Предприятие».

3. Открыть обработку загрузки данных в меню «Администрирование – Начальные остатки – Перенос данных из 1С-Рарус: Комплексный учет, ред. 1.1»:

   

   
   

   В результате откроется окно для переноса данных.

   Нужно выбрать файл данных по кнопке «Добавить» и нажать кнопку «Загрузить данные»:

   

   
   

   Примечание: если на этапе 7 действий, выполняемых в редакции 1.1 был установлен флаг «Разделять исходный файл обмена данными на части», нужно выбрать все части, начиная с первой.

4. При переносе данных в параметрах учета (вкладка «Администрирование – Настройка параметров учета») будут установлены настройки «Учет расчетов и обязательств в иностранных валютах» и «Учет по ИФО»:

   

   
   

   Если учет расчетов и обязательств в иностранных валютах или учет в разрезе ИФО не ведутся, следует отменить соответствующие настройки.

5. При переносе данных к счетам плана счетов будут добавлены субконто, которых нет в типовой конфигурации редакции 2.0, если эти субконто были добавлены к соответствующим счетам в редакции 1.1. Для добавленных субконто будет сброшен признак субконто «Обязательный», то есть в проводках по этим счетам будет разрешено не заполнять значения указанных субконто.

   Важно! Субконто к счетам будут добавлены, только если при этом не будет превышено максимально возможное число субконто – 3 субконто на счете.

   После переноса следует проверить план счетов и, при необходимости, установить признак субконто «Обязательный», если требуется запретить ввод пустых значений субконто. Также, при необходимости, следует доработать типовые операции документов для заполнения указанных субконто.

6. Если на этапе 8 действий, выполняемых в редакции 1.1 был установлен параметр «Не проводить документы» в значение «Да», нужно провести перенесенные документы вручную.

7. Сформировать отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость» и «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для каждого перенесенного счета в отдельности в обеих редакциях для проверки правильности переноса данных.

Отчеты нужно сформировать на начало года, а также нарастающим итогом с начала года по дату переноса по каждому учреждению.