Бухгалтерский учет в медицинских учреждениях, финансируемых за счет бюджета, представляет собой сложную взаимосвязь различных аспектов учета, соответствующих медицинской специфике. Основная сложность учета состоит в том, что финансирование деятельности учреждения зачастую производится из разных источников. Это бюджетные средства, предоставляемые министерствами здравоохранения в регионах, фонд обязательного медицинского страхования, оплачивающий услуги по лечению больных, а также средства, полученные от предпринимательской деятельности самих учреждений. Вторым аспектом, усложняющим учет, является необходимость готовить и подавать в различные ведомства специфическую отчетность.
Отчетность при этом в большинстве случаев тесно взаимосвязана с данными бухгалтерского учета. Так, например, большинству медицинских учреждений необходим анализ данных о расходе продуктов для питания больных в сравнении с установленными нормативами. Нормативы устанавливаются вышестоящими учреждениями и они отличаются для различных категорий больных – для детей, для взрослых, для больных диабетом и т.д. Данные нормативы разрабатываются в целом для определенных групп продуктов питания – мяса, круп, овощей, молочных продуктов. В дальнейшем нормативные показатели перемножаются на количество койко-дней и сравниваются с реальными показателями расхода продуктов питания, отраженными в бухгалтерском учете. В результате в подготовке данного отчета, как правило, участвуют несколько человек – экономисты, бухгалтера и иногда диетсестры. Это только один пример, иллюстрирующий специфику учета в медицинских учреждениях.
В настоящее время «Республиканский клинический госпиталь Ветеранов Войн» в г. Йошкар-Ола является одним из самых крупных и оснащенных медицинских комплексов республики Марий Эл.
При автоматизации деятельности госпиталя в 2004 году специалисты компании «ВДГБ» (ООО «Автор», 1С:Франчайзи, г. Йошкар-Ола) обратили внимание на участок учета продуктов питания. На тот момент этот участок был автоматизирован с помощью программы, разработанной по устаревшей методике. Отчеты, формируемые в программе, не позволяли получить информацию об общей картине. Итоги в отчетах в некоторых случаях рассчитывались с ошибками. Поэтому работа с данной программой приводила к большим трудозатратам бухгалтеров.
В результате руководство учреждения приняло решение об автоматизации участка учета продуктов питания.. Техническое задание было сформулировано работниками госпиталя совместно со специалистами компании «ВДГБ» и в нем были учтены все пожелания работников относительно характера ввода информации и желаемых итоговых отчетов.
Для автоматизации учета продуктов питания в республиканском госпитале компания «ВДГБ» разработала конфигурацию ВДГБ: Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях системы программ «1С: Предприятие 7.7». Рассмотрим кратко особенности данного программного продукта.
Основной сложностью в калькуляции являлось то, что в медицинских учреждениях наборы блюд на день могут быть различными не только для разных категорий питающихся, но и для разных диетических столов. То есть при составлении меню специалист-диетолог обязан принимать во внимание категорию, к которой относится данный пациент и конкретный диетический стол, назначенный пациенту. В результате при составлении калькуляции специалисту необходимо сопоставить 4 параметра – диетический стол, категорию питающегося, блюдо и количество блюд.
Проблема ввода данной информации в автоматизированной системе была решена следующим образом. С помощью документа «Меню раскладка» специалист вводит перечень блюд для каждого вида приема пищи (обед, завтрак, ужин и т.д.), указывая при этом каким категориям и диетическим столам это блюдо необходимо подать. Информация о количестве порций, которые должны быть выданы каждому подразделению, категории и диетическому столу вводится с помощью документа «Порционник».
Таким образом, информация о перечне блюд и количестве порций вводятся в систему независимо, с помощью разных документов. Реализованное решение о раздельном вводе этой информации позволяет легко вносить изменения в калькуляцию. Специалист может легко заменить целый набор блюд для определенных категорий питающихся на другой набор. Таким же образом, не затрагивая перечень блюд, можно изменить количество порций, которое необходимо изготовить.
Для заказа продуктов на складе в медицинском учреждении применяется документ «Требование». В то же время, при поступлении новых пациентов, после того, как основное «Требование» передано на склад и обработано, появляется необходимость в увеличении количества порций и соответственно в изменении количества заказанных продуктов. Для решения этой задачи в системе применяется также документ «требование», но с признаком «дополнительное требование». При этом все проводки при проведении данного документа формируются тем же числом, что и соответствующее «основное» «Требование».
На практике питание в бюджетных учреждениях в большинстве случаев финансируется из различных источников. При этом некоторые категории пациентов могут обеспечиваться питанием только по одному источнику или коду бюджетной классификации. Соответственно для разных категорий существуют разные правила списания. Списание продуктов питания по источникам финансирования и кодам бюджетной классификации выполняется в системе автоматически, строго в соответствии с заданными правилами. Пользователь может сам разработать правила применения определенных счетов затрат и аналитики для каждой из категорий пациентов.
Основным отчетом в системе является «Меню-раскладка», который представляет собой калькуляцию. В данном отчете содержится подробная информация о количество ингредиентов, необходимом для приготовления каждого блюда, для всех блюд на весь день в целом, а также данные о количестве продуктов питания для приготовления завтрака или обеда. Отчет формируется в двух вариантах – с разбиением итогов по категориям питающихся и без разбиения итогов. Поскольку доля широкоформатных матричных принтеров в учреждениях довольно мала и продолжат уменьшаться, было принято решение отказаться от формата «шахматки», принятого ранее для данного вида отчета. Формат вывода отчета выбран в системе таким образом, чтобы отчет полностью умещался по ширине на лист формата А4. Это позволило использовать для печати отчета широко распространенные лазерные принтеры.
С помощью отчета «Меню» можно получить список блюд приготавливаемых на завтрак, обед, ужин или для другого вида приема пищи. Отчет можно сформировать с указанием стоимости каждого блюда, калорийности и химического состава блюда.
В автоматизированной системе присутствует также целый ряд отчетов, позволяющих произвести подневной анализ расхода и прихода продуктов питания в учреждении за произвольный период.
После тестирования системы и сдачи ее в эксплуатацию в республиканском клиническом госпитале, оказалось, что данная система без каких либо доработок подходит практически любому медицинскому учреждению. Поэтому компания «ВДГБ» начала активно внедрять программу в других медицинских учреждениях. Благодаря тому, что разработчики сделали программу максимально простой и удобной в работе, процесс внедрения системы в учреждениях составлял примерно 3-4 дня. При этом в первый день в течение 3-4 часов происходили совместное тестирование реального примера, проверка правильности полученных результатов и разработка «тактики» использования возможностей программы. Второй и третий день посвящались отработке навыков работы с программой.
Следующий этап в развитии автоматизированной системы ознаменовался выходом версии, в которой пользователь мог исключить при калькуляции режим использования диетических столов. Данное решение сделало программу более универсальной и доступной для других бюджетных учреждений. Поэтому новая версия автоматизированной системы была внедрена во множестве учреждений профессионального технического образования, в школах, санаториях и других учреждениях.
Для работы с конфигурацией ВДГБ:Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях необходимо наличие компоненты «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7». Конфигурация получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Преприятие».
П. АНТОНОВ
1С:ФРАНЧАЙЗИ «ВДГБ»
Контактный телефон: 8(836) 246-99-00
Другие продукты для госучреждений: