Автоматизация 1С для фонда поддержки бизнеса: усовершенствовали учет займов, процентов и реструктуризаций

Фонд поддержки бизнеса выдает займы контрагентам за счет полученных субсидий. Для учета таких операций важно корректно вести учет:

• рассчитать график погашения;

• начислить проценты;

• учесть просрочки, неустойки, досрочные платежи и реструктуризацию.

Раньше значительная часть расчетов выполнялась вручную:

• сотрудники готовили графики в Excel;

• пересчитывали данные при изменении условий;

• бухгалтер создавал проводки вручную.

При небольшом количестве стандартных договоров такой подход может работать. При регулярных изменениях по займам он быстро стал трудоемким.

Специалисты Тиражные решения 1С-Рарус доработали конфигурацию 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации под специализированный процесс фонда, подробности узнайте из кейса.

Как фонд вел учет займов до доработки

1. Работа в Excel. После выдачи займа сотрудники фонда рассчитывали график погашения основного долга и процентов в Excel. Контрагенты вносили платежи, как правило, 25-го числа каждого месяца.

2. Перерасчёты велись вручную. Если заемщик платил досрочно, вносил неполную сумму, допускал просрочку, график приходилось пересчитывать вручную.

3. Перерасчеты по реструктуризации долга делали сотрудники. Отдельную сложность создавала реструктуризация. Нужно было определить остаток основного долга, вычесть все поступившие оплаты, рассчитать проценты и неустойку на дату изменения условий, а затем сформировать новый график.

4. Бухгалтер сам отражал изменениями проводками. Данные о начисленных процентах передавались бухгалтеру, он вручную отражал операции в учете.

Рутинные задачи сотрудников фонда приводили к множественным ошибкам

Типовые ошибки были связаны с причинами:

• неверный остаток долга;

• сбившийся график;

• некорректный расчет процентов;

• несвоевременное начисление неустойки.

Даже если ошибку находили на этапе проверки, сотрудники тратили дополнительное время на сверку и исправления. Это увеличивало количество операций и создавало зависимость от внимательности конкретного специалиста.

Цель проекта – автоматизация процесса выдачи и реструктуризации займа

Перед специалистами 1С-Рарус стояла задача расширить учетный процесс в 1С так, чтобы сотрудники фонда могли вести займы в единой системе.

Были поставлены следующие задачи:

• создание карточки займа;

• расчет графика погашения основного долга;

• расчет графика процентов;

• начисление процентов по условиям договора;

• расчет неустойки при просрочке;

• учет поступивших оплат;

• пересчет при документах задним числом;

• реструктуризацию займа;

• формирование бухгалтерских проводок;

• контроль начислений и оплат в отчете.

Как специалисты 1С-Рарус комплексно доработали учет займов

Документ «Займ»: вся информация по договору в одной карточке

В программе появился отдельный документ для фиксации условий займа.

В нем указываются:

• контрагент;

• договор;

• дата выдачи;

• сумма;

• срок;

• вариант погашения основного долга;

• отсрочка;

• процентная ставка и ставка неустойки.

Графики рассчитываются на основании фактической выдачи займа — документа «Списание с расчетного счета». Это снижает риск некорректно рассчитанных графиков и связывает управленческую часть процесса с бухгалтерским учетом.

Автоматический расчет графиков основного долга и процентов

Сотрудник получает расчет в 1С в документе «Займ» и может вывести график на печать.

При редактировании суммы в графике программа пересчитывает остаток по текущей и последующим строкам. Это важно для индивидуальных условий погашения, когда график нужно скорректировать вручную, сохранив корректную арифметику по остатку долга.

Документ «Начисление процентов»: расчет процентов и неустойки по условиям займа

Для регулярного начисления процентов создан отдельный документ. Он рассчитывает проценты по условиям займа и определяет неустойку, если по договору возникла просрочка.

Пользователь видит, на основании каких данных сформирована сумма процентов и какие начисления должны попасть в учет.

Регламентные задания: автоматическое начисление без ручного запуска

Для регулярных операций настроены регламентные задания.

Регламентные задания 1С — это встроенный механизм, предназначенный для автоматического выполнения различных фоновых процессов и задач по заранее заданному расписанию без участия человека

Они автоматически формируют документы начисления процентов и отражают данные в бухгалтерском учете. Сотрудники фонда больше не собирают начисления вручную по каждому займу. Основная роль пользователя — проверить результат и при необходимости отработать нестандартную ситуацию.

Учет оплат по расчетному счету с привязкой к займу

Документ «Поступление на расчетный счет» доработан так, чтобы система сверялась с условиями договора и сама определяла, куда отправляются деньги – на оплату основного долга или проценты. Такие операции раньше требовали ручного анализа и пересчета, теперь программа формирует нужные проводки самостоятельно.

Пересчет процентов и задолженности при вводе документов задним числом

Если пользователь проводит поступление или списание датой раньше текущей, программа пересчитывает задолженность, проценты и неустойку. Также корректируются документы, связанные с отражением процентов и неустойки в бухгалтерском учете.

Это снижает риск расхождений, когда документы поступают позже фактической даты операции или вводятся после уточнения данных.

Реструктуризация займа: перенос остатка долга в новый график

В документе займа добавлена возможность выполнить реструктуризацию. При этом создается новый займ, в который переносится актуальная информация по договору и рассчитывается сумма остатка: из первоначальной суммы вычитаются поступившие платежи по основному долгу.

На дату реструктуризации программа рассчитывает проценты и неустойку по условиям старого займа, формирует новый график погашения и корректно завершает будущие расчеты по старому займу.

Старый график фиксируется и больше не меняется из-за будущих поступлений. Новый график учитывает только оплаты после реструктуризации, при этом платежи по процентам сначала закрывают начисления и неустойку до реструктуризации.

Автоматическое формирование бухгалтерских проводок

В рамках доработки автоматизировано отражение ключевых бухгалтерских операций:

Бухгалтеру больше не нужно вручную создавать операции по каждому начислению. Это сокращает трудозатраты и повышает единообразие учета.

Отчет по займам: контроль начислений, оплат и задолженности

Для контроля займов создан отчет, который показывает начисления и оплаты. Сотрудники фонда могут быстрее проверить состояние расчетов по конкретному контрагенту, увидеть суммы начисленных процентов, поступившие платежи и остаток задолженности.

Отчет помогает контролировать не только бухгалтерскую часть, но и работу с заемщиками.

Что изменилось после доработки

После внедрения доработок фонд получил единый процесс учета займов в 1С.

По оценке проекта, трудозатраты на регулярные операции по начислению процентов и проверке графиков сократились примерно на 70%. Количество ручных корректировок уменьшилось, а бухгалтер получил более прозрачную основу для отражения операций в учете.

Что можно развивать дальше

Команда Тиражные решения 1С-Рарус предложила варианты для дальнейшего усиления решения:

• отчеты по плановым платежам;

• доработка имеющихся договоров;

• автоматическая разбивка единой поступившей суммы по видам задолженности;

• автоматическое формирование и отправка счетов на оплату 25-го числа.

Автоматизация рассылки многочисленных однотипных документов – это решение, которое быстро показывает результат и высвобождает часы, а иногда и дни работы сотрудника. Максимальный эффект она имеет там, где количество рассылок исчисляется сотнями, например, как в кейсе управляющей компании, рассылающей счета контрагентам.

Такое развитие позволит закрыть полный цикл работы с займами: от выдачи и расчета графика до уведомления заемщика, учета поступившего платежа и контроля задолженности.

Есть рутинные операции в 1С? Поможем автоматизировать

Сотрудники регулярно считают данные вручную, переносят их из сторонних программ в учетные, создают однотипные документы или проверяют сложные расчеты по формулам? Эти операции можно автоматизировать.

Специалисты Тиражные решения 1С-Рарус внедряют доработки под реальные процессы и конкретные задачи организации.

Расскажите, какие операции в 1С у вашей компании требуют много ручного труда. Мы проанализируем процесс и предложим вариант доработки, который поможет ускорить работу сотрудников и сделать учет удобнее.